Alternatives à Otter.ai pour les équipes européennes — ce qui compte vraiment

Otter.ai est un produit bien conçu. Interface propre, transcription précise, résumés IA utiles. Si vous êtes une équipe américaine sans obligations RGPD, c’est un choix raisonnable. Si vous êtes une équipe européenne — en particulier dans la santé, la finance, le droit ou le secteur public — le tableau de conformité se complique.

Ceci n’est pas une charge contre Otter. C’est un guide pratique : ce que le RGPD exige réellement, ce qu’Otter fournit, et quelles sont les alternatives réalistes.

Le problème de fond d’Otter.ai pour les équipes européennes

Infrastructure américaine, aucune option de résidence UE

Otter.ai est une société américaine. Ses serveurs sont aux États-Unis. Il n’existe aucune option de résidence des données dans l’UE — vos données de réunion, audio compris, sont traitées et stockées sur une infrastructure américaine.

Otter propose bien un contrat de sous-traitance (DPA) et s’appuie sur les CCT pour les transferts depuis l’UE. C’est un mécanisme juridique. Mais comme pour tous les fournisseurs américains, le CLOUD Act crée un risque structurel : les autorités américaines peuvent contraindre Otter à produire les données de clients européens en vertu du droit américain, quoi que dise le DPA.

L’audio est stocké

La proposition de valeur centrale d’Otter, c’est de pouvoir réécouter vos réunions. Cela signifie que l’audio de vos appels est écrit sur un stockage persistant. Il y reste jusqu’à ce que vous le supprimiez (selon les délais de suppression d’Otter).

Au regard du RGPD, c’est important : la voix devient une donnée biométrique lorsqu’elle est traitée à des fins d’identification (article 9, considérant 51). La stocker déclenche le régime des catégories particulières, exige un consentement explicite ou une autre base légale stricte, et alourdit considérablement votre AIPD.

La question de l’entraînement des modèles

La politique de confidentialité d’Otter a autorisé l’usage des transcripts et enregistrements pour améliorer ses modèles d’IA. La configuration varie selon les offres et a évolué dans le temps. Les plans Business et Enterprise donnent plus de contrôle, mais la posture par défaut a historiquement été permissive. Pour des réunions confidentielles, le risque d’inclusion dans les données d’entraînement mérite une attention explicite.

Les critères d’une vraie alternative

Toutes les « alternatives européennes » ne se valent pas. Cinq choses comptent vraiment :

1. La localisation de l’entité juridique, pas seulement des serveurs. Une société américaine peut opérer des serveurs européens — le CLOUD Act s’applique quand même. Il faut que le responsable du traitement soit une société immatriculée dans l’UE (ou en Suisse, au Royaume-Uni ou dans un autre pays adéquat), sans maison mère américaine dans le circuit de la donnée.
2. Une rétention audio nulle ou quasi nulle. Si l’audio n’est jamais écrit sur disque, il n’y a rien à saisir, à fuiter ou à détourner. C’est architecturalement plus fort que le chiffrement au repos.
3. Un DPA signé disponible. L’article 28 du RGPD exige un contrat écrit avec les sous-traitants. Le DPA doit lister les sous-traitants ultérieurs, les types de données, les durées de conservation et les procédures en cas de violation.
4. Une liste de sous-traitants réellement hébergée dans l’UE. Beaucoup d’outils s’affichent européens mais routent le traitement IA via les API d’OpenAI, d’AWS ou de Google — tous américains. Demandez précisément quels sous-traitants touchent l’audio et la transcription, et où.
5. Un modèle de sécurité transparent. Chiffrement AES-256-GCM au repos pour les transcripts, TLS en transit, gestion des clés claire. Idéalement, des affirmations vérifiables (code, audit — pas seulement du marketing).

Comparaison des principales alternatives

Un regard honnête sur les alternatives à Otter.ai les plus courantes pour les équipes européennes :

Fireflies.ai

Américain. Profil RGPD comparable à Otter — CCT, DPA, mais infrastructure américaine et stockage audio. Bon produit pour la prise de notes et l’intégration CRM. Aucun progrès significatif par rapport à Otter sur le plan de la conformité européenne.

Fathom

Américain (soutenu par YC, San Francisco). Pas de résidence des données dans l’UE. Populaire pour son offre gratuite et son UX soignée. Mêmes problèmes structurels qu’Otter et Fireflies — responsable américain, infrastructure américaine, stockage audio.

Tactiq

Société belge, immatriculée dans l’UE. Fonctionne différemment d’Otter — l’outil capte les sous-titres de Google Meet, Teams et Zoom au lieu d’enregistrer l’audio. Aucun audio n’est donc envoyé aux serveurs de Tactiq. Précision de transcription plus faible (dépendante des sous-titres) mais posture de confidentialité solide. Bon DPA et chaîne de sous-traitants européenne.

Punkto

Immatriculé et hébergé dans l’UE. La transcription passe par des fournisseurs d’IA européens — l’audio est gardé en mémoire pendant le traitement, puis immédiatement détruit. Le système ne peut architecturalement pas stocker d’audio (aucun appel d’écriture dans le handler, audio_path reste NULL à perpétuité dans le schéma). Les transcripts sont chiffrés au repos en AES-256-GCM. DPA disponible. S’y ajoute une couche de réunion structurée (board Lean Coffee avec votes, timers, file de parole) au-dessus de la transcription. Gratuit pour 3 transcripts par mois.

Le compromis, honnêtement

Si vous utilisez Otter pour réécouter vos réunions, les alternatives européennes à zéro rétention ne peuvent pas l’offrir. La réécoute exige de stocker l’audio. C’est le compromis : réécoute audio contre propreté RGPD. Pour la plupart des réunions professionnelles, le transcript et le résumé IA couvrent le vrai besoin — savoir ce qui a été décidé, pas revivre la conversation mot à mot.

Pour les secteurs régulés — santé, finance, juridique, secteur public — la réécoute vaut rarement l’exposition de conformité qu’elle crée. Le bon mouvement, c’est la transcription à zéro rétention, pas une alternative qui stocke l’audio ailleurs.

Punkto est gratuit pour 3 transcripts par mois, hébergé dans l’UE, sans carte bancaire. DPA disponible sur demande.